Die e-Rechnung ist mehr als eine gesetzliche Pflicht. Sie ist der Hebel für automatisierte Buchhaltung und schlanke Prozesse. Wer jetzt Prozesse anpasst, vermeidet bürokratische Engpässe und nutzt die Digitalisierung für schnellere Durchlaufzeiten im Rechnungswesen. Die e-Rechnung ermöglicht zudem eine effiziente Verwaltung und einen reibungslosen Zahlungsverkehr.
IHR NUTZEN
Kostensenkung
Die automatische Datenübernahme senkt die Prozesskosten.
Optimierter Cashflow
Schnellere Bearbeitungszyklen & Skontofristen auszunutzen.
Datenqualität
Keine Abtipp-, Zuordnungs- oder Lesefehler und automatisierte Prüfprozesse.
Garantierter Vorsteuerabzug
Gesetzeskonforme Abwicklung schützt verlässlich vor steuerlichen Risiken bei Finanzprüfungen.
GoBD-Konformität
Digitale Freigabepfade, revisionssichere Archivierung, schaffen lückenlose Transparenz.
Zukunftssicherheit
B2B-Wettbewerbsfähigkeit sichern und die Basis für künftige EU-Meldepflichten erfüllen.
„Wer die E-Rechnung nur als lästige Pflicht ansieht, übersieht eine der größten Chancen für das eigene Unternehmen.
Natürlich zwingt uns der Gesetzgeber zum Handeln. Aber der eigentliche Wert liegt nicht in der Erfüllung von Paragrafen, sondern in der Transformation des eigenen Finanzwesens. Wenn manuelle Dateneingaben entfallen, Fehler minimiert werden und Freigaben digital fließen, gewinnen Unternehmerinnen und Unternehmer sofort zwei Dinge zurück: Zeit und Liquidität. Mein Rat an jeden Betrieb: Warten Sie nicht auf Fristen, sondern nutzen Sie die Umstellung jetzt als Beschleuniger für schlanke, zukunftssichere Prozesse.“
Julien Lemmer, Digitalisierungsexperte
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Unsere Leistungen
- Systemprüfung:
- Analyse auf rechtssichere Verarbeitung der Formate ZUGFeRD und XRechnung
- Prüfung der digitalen Abläufe auf eine revisionssichere Archivierung
- Analyse und Optimierung:
- Aktivierung technischer Schnittstellen für einen nahtlosen Datenfluss in der Buchhaltung
- Identifikation von Systemlücken inklusive unabhängiger Tool-Auswahl
- Umsetzungsstrategie:
- Erstellung eines klaren Fahrplans für die Implementierung notwendiger Lösungen
- Angebotspreis: ab 750,00€
- Prozessanalyse:
- Erfassen Ihrer bestehenden Abläufe und Entwickeln ein schlankes, revisionssicheres Rechnungsmanagement, abgestimmt auf Ihre Unternehmensziele
- Prozessoptimierung:
- Praxisgerechte Workflows, die Verantwortlichkeiten, Freigabestufen und Ihre Organisationsstruktur optimal berücksichtigen.
- Technische Umsetzung:
- Implementieren einer e-Rechnungssoftware (auf Wunsch mit Xitor®Invoices) für professionelle Rechnungsworkflows in komplexen Unternehmensgruppen und individuellen Kundenanforderungen.
- Schulung und Support
- Full-Service mit einem festen Ansprechpartner für Ihr Projekt
- Angebotspreis: ab 2.500,00€
FAQ
- Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Format (gemäß der europäischen Norm EN 16931) ausgestellt und übermittelt wird. Sie ermöglicht die automatische Weiterverarbeitung in ERP- und Buchhaltungssystemen.
- Eine einfache PDF-Rechnung gilt gesetzlich nicht als E-Rechnung, da ihr die strukturierten Datensätze fehlen.
- Seit 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht. Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen technisch empfangen und verarbeiten können.
- Ab 1. Januar 2027 folgt die Sendepflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro.
- Ab 1. Januar 2028 gilt die flächendeckende Sendepflicht für alle B2B-Rechnungen in Deutschland.
- Ja, es gilt die Empfangspflicht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer (gemäß § 19 UStG) E-Rechnungen empfangen können.
- Nein, für die Ausstellungspflicht. Kleinunternehmer sind gemäß dem Jahressteuergesetz 2024 dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen befreit und dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden.
- Bei der Ausstellung von Rechnungen gelten folgende Ausnahmen:
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C).
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (brutto).
- Ausstellende Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
- Bestimmte steuerfreie Leistungen (nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG).
- Die Empfangspflicht gilt jedoch ausnahmslos für alle Unternehmen und Gewerbetreibenden.
- ZUGFeRD ist ein hybrides Format (PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei). Es bietet den Vorteil, dass es sowohl für Menschen visuell lesbar als auch für Maschinen verarbeitbar ist. Ideal für den B2B-Bereich.
- XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle PDF-Komponente. Es ist ausschließlich maschinenlesbar und stellt den Standard für öffentliche Auftraggeber (B2G / Business-to-Government) dar. Der Versand erfolgt in der Regel über spezielle Portale mit einer Leitweg-ID.
- Eine skalierbare Softwarelösung sollte mindestens folgende Kernfunktionen abdecken:
- Eine automatische XML-Validierung. Das heißt eine Formatprüfung auf Konformität (ZUGFeRD / XRechnung) vor der Verbuchung.
- Eine GoBD-konforme Archivierung. Somit eine revisionssichere, unveränderbare Speicherung (WORM-Prinzip) über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
- ERP- und Fibu-Schnittstellen, für einen medienbruchfreien Datenfluss zu Systemen wie DATEV, SAP u.A.
- Erweiterte Workflows wie automatische Kostenstellenzuordnung, Mehrmandantenfähigkeit sowie mehrstufige Freigabeprozesse (besonders relevant für Unternehmensgruppen).
- Kostenlose Portale oder Einsteiger-Tools eignen sich in der Regel nur für Kleinstunternehmen mit einem geringen Belegvolumen (bis ca. 10 Rechnungen pro Monat). Bei wachsendem Volumen stoßen Gratis-Tools rasch an Grenzen, da meist Automatisierungsschnittstellen, Mehrmandantenfähigkeit sowie die GoBD-konforme Archivierung fehlen. Als Richtwert gilt, dass es sich ab ca. 50 Rechnungen pro Monat rechnet in eine professionelle Software zu investieren.
- Option 1 ist ein manuelles Online-Portal. Hier erfolgt die Eingabe der Daten per Hand und Download/Versand der XML-Datei. (Sinnvoll bis ca. 10 Rechnungen/Monat).
- Option 2 über eine Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungs-Modul. Diese Option bietet einen teilautomatisierten Import und Versand. (Geeignet für 10 bis 50 Rechnungen/Monat).
- Option 3 mit einer ERP-Integration. Das bedeutet einen vollautomatisierten Erstellungs-, Prüf- und Versendungsprozess direkt aus dem bestehenden Finanzsystem. (Empfohlen ab 50 Rechnungen/Monat sowie für Konzerne und den Mittelstand).